Odwrócenie obiegu dokumentów

[prado]

Mam problem z odwróceniem ścieżki dotyczącej zamówień w CDN XL.

Teraz jest tak: ZZ->FZ->PZ->PM

A chcielibyśmy osiągnąć efekt następujący.

Dział Zamówień tworzy dokumenty ZZ.
Magazyn na podstawie ZZ tworzy dokumenty PM. Dalej Dział Zamówień tworzy dokumenty PZ i FZ.

Chcielibyśmy jednak, żeby dokumenty PM odzwierciedlały stan faktyczny fizycznej dostawy (a więc również obsługa scenariuszy: niedobór+korekta faktury zakupu, niedobór+dosłanie brakującego towaru, nadmiar+korekta faktury zakupu, nadmiar+odesłanie nadmiarowego towaru).

W tej chwili system działa tak, że niezależnie od stanu faktycznego generują się PM-ki na 100% towaru z ZZ i ewentualnie braki lub nadwyżki są przesuwane na odpowiednie magazyny.

Powoduje to zamieszanie w magazynie głównym oraz niesłuszną odpowiedzialność Magazynu za błędy ujawniające się w czasie inwentaryzacji.

Proszę o pomoc w przemodelowaniu procesu dostaw.

[PawełP]

Problem stary jak świat Jak Ci sie uda to zrobić to opisz jak, wszystkim się przyda.
Ścieżka wyglądałby tak:
PM --> FZ
FZ <> od faktury papierowej, nie zgadza się wartość zobowiązania względem dostawcy. Problem, wyjaśnienie skąd się wzieła różnica (źle spakowany, kurier zgubił, a może Wasz magazynier zniszczył i schował) ewentualnie korekta, tylko do czego skoro w systemie jest ilość której nie trzeba korygować. Przelew zapłacony w innej kwocie.
Przy tej ścieżce jest bardzo dużo problemów formalnych z dokumentami zakupu, a co z korektami lub MMP, które też tworzą PM'ki. To tylko wierzchołek góry lodowej.

[Yuber]

U mnie działa to tak
Logistyk wystawia ZZ dostaje fakturę z towarem i przekształca do 1-n PZ-ów. Jeśli czegoś brakuje wywala z PZ i zgłasza do dostawcy.PZ-ty są zamykane jako "kawałki" faktury. Jeśli dostawca nie dostarczy lub nie wykoryguje towaru w ciągu 3 dni dostaje fakturę na brakujący towar. Do trzech dni wszystkie PZ-ty spinane są w dokument (S)FS Jeśli zawala coś nasz kierowca/magazyn to wówczas RW. Działa to dość sprawnie problem jest tylko z wymuszeniem działania na dostawcy w ciągu 3 dni. W przypadku krajowych już przyzwyczaili się ze tak działamy i tu raczej problemu nie ma. Unijni czasem stawiają się ale też to łykają. Pozaunijni mają to gdzieś więc tu zawsze jest RW. Jeśli obudzi się po miesiącu taki dostawca to Korekta faktury sprzedaży lub korekta RW. Warunek taki że trzeba bardzo pilnować dostaw i dat dokumentów. Sama faktura musi być do systemu przyjęta dokładnie w takiej formie jakiej jest więc całą sprawę trzeba dobrze dograć w księgowości żeby politycznie było OK.

[prado]

Czy nikt nie pracuje rozpoczynając ścieżkę od PM?

[pores]

A poco ci potrzebny ktoś kto tak pracuje? Jeśli potrzebujesz taką właśnie ścieżkę to tak to po prostu zrób. To działa.
Prawdę mówiąc ściieżka, którą sobie wymarzyleś jest jak najbadzj słuszna, bo:
1 - magazynier ma przyjąć towar wg asotymentu i ilości zamówionej przez handlowca na ZZ. Nie ma przyjmowania, "bo przyjechało" ale tylko "bo było zamówione i w końcu przyjechało".
2 - magazynier ma przyjąć towar wg jakości i ilości (ma sprawdzić, że to co przyjechało jest tym co zamówiono a ilośc jest co najwyżej taka jaką zamówiono). Jeśli trzeba ma wpisać numery seryjne czyli cechy. Ceny, wartości itp, to nie jego biznes, więc wystawia PM a nie PZ. Z nadwyżkami odsyłamy dostawce albo do domu albo do działu handlowego, który poprawi ZZ o ile zechce. Nie możemy sobie pozwolić na samowolne wciskanie nam czegoś czego nie zamawialiśmy. A zatem nie ma problemu nadwyżek.
Jeśli przywieźli za mało... no problem. Zapiszemy tyle co przywieźli a jak dowiozą to sie zrobi drugi PM.

3 - pani od wklepywania FZ nie ma prawa wklepać FZ, której papierowa wersja opiewa na większą (mniejsza może być:-) wartość niż ta ustalono na ZZ.
Powinna wiedzieć, ze towar, który dostawca fakturuje rzeczywiście do nas dotarł (nie ważne czy jedną czy wieloma PMkami). Jeśli na fakturze jest więcej niz na PMkach to pani powinna albo odesłać do poprawy taką fakturę temu kto ją przysłał albo... zapłacić za brakujący towar z własnej kieszeni... a więc problem niedoborów też załatwiony:-)))

Czasami może być potrzebny jeszcze pomiędzy PM i FZ dokument PZ (to w przypadku, gdy chcemy dysponować przyjętymi zasobami zanim wpłynie FZ - np nie ma FZ, nie wiemy jaka będzie ostateczna cena a juz potrzebujemy albo sprzedać albo rozchodować na produkcję. Wtedy z PM generujemy PZ z nieustaloną wartościa... potem jak przyjdzie faktura ustalamy wartość i generujemy z PZ spinacz czyli FZ)

To wszystko działa, więc w czym jest problem?

[prado]

Wtedy z PM generujemy PZ z nieustaloną wartościa... potem jak przyjdzie faktura ustalamy wartość i generujemy z PZ spinacz czyli FZ)

Jak to się wykonuje? Gdy zatwierdze PZ to nie mogę jej już edytować.



Co w przypadku kiedy magazynier się pomyli i przyjmie za dużo na PM? Rozumiem że ZZ musi byc zgodne z fakturą zakupu zanim magazynier zacznie przyjmować towar na PM? Czyli najpierw Pani która zamawia musi sprawdzić zgodność faktury z zamówieniem dopiero wtedy magazynier może zacząć tworzyć PM do ZZ?

[Przemek]

...
3 - pani od wklepywania FZ nie ma prawa wklepać FZ, której papierowa wersja opiewa na większą (mniejsza może być:-) wartość niż ta ustalono na ZZ.
Powinna wiedzieć, ze towar, który dostawca fakturuje rzeczywiście do nas dotarł (nie ważne czy jedną czy wieloma PMkami). Jeśli na fakturze jest więcej niz na PMkach to pani powinna albo odesłać do poprawy taką fakturę temu kto ją przysłał albo... zapłacić za brakujący towar z własnej kieszeni... a więc problem niedoborów też załatwiony:-)))
...

Nie realne na dużą skalę do opanowania. Dodatkowo ja też jestem przeciwko takiemu scenariuszowi. Zakładam, że dokument który wyszedł z firmy może być wyłącznie korygowany, nigdy podmieniany (a już na pewno nie na porządku dziennym tylko z wyjątkowo upierdliwym kontrahentem i bardzo sporadycznie).
Powodów tego jest kilka:
1) Przepisy tego zabraniają
2) Nigdy nie wiadomo, czy gdzieś po drodze ta faktura nie zginie, lub nie została już wprowadzona do jakiegoś systemu i sprawa się sypnie lub conajmniej będą potem problemy z kwotami, rozliczeniami itp.
3) W Comarchowych systemach ciężko jest z poprawianiem dokumentów zatwierdzonych (i słusznie). W niektórych (ALTUM) nawet nie da się (jeszcze) ponownie wykorzystać tego samego numeru. Więc tutaj, (przyjmując FZ) trzeba by być hipokrytą, samemu nie wymieniając, a żądać tego od kontrahentów.

Uważam, że w tym momencie powinna być przyjęta taka FZ jaka jest rzeczywiście, ale pod warunkami
a) spisaniem od razu protokołu reklamacji z dostawcą w którym jasno jest określone, że przyjechało mniej/więcej niż zamówione i określenie żądania (zwrot/dowóz/korekta)
b) utworzeniem PM na magazyn braków (jeżeli nie dojechało lub nie przyjmujemy) lub nadwyżek (jeżeli przyjmujemy na stan)

A później albo jak towar dojedzie to przesuwamy z braków na zwykły lub korygujemy fakturą korygującą

[xtomi]

Wtedy z PM generujemy PZ z nieustaloną wartościa... potem jak przyjdzie faktura ustalamy wartość i generujemy z PZ spinacz czyli FZ)

Jak to się wykonuje? Gdy zatwierdze PZ to nie mogę jej już edytować.

W definicji dokumentu PZ należy odznaczyć parametr ustalona wartość dostawy, wtedy na zatwierdzonym dokumencie PZ można skorygować ceny, a następnie na zakładce nagłówek zaznaczyć ustalona wartość dostawy i zapisać dokument.

[pores]

...Co w przypadku kiedy magazynier się pomyli i przyjmie za dużo na PM? Rozumiem że ZZ musi byc zgodne z fakturą zakupu zanim magazynier zacznie przyjmować towar na PM? Czyli najpierw Pani która zamawia musi sprawdzić zgodność faktury z zamówieniem dopiero wtedy magazynier może zacząć tworzyć PM do ZZ?

Nie. Ciąg zdarzen jest taki, że najpierw zamówiłem, potem magazynier przyjął a na koncu przyjąłem fakture. Zatem jest jasne co z czego wynika. To nie "ZZ musi być zgodne z fakturą" i nawet nie odwrotnie... Faktura musi być zgodna z dostawą a ta z zamówieniem.

Jesli ktoś mi przyśle fakture za 2 tony kartofli, których nigdy nie zamawiałem to ostrzegam, ze nie będę:
- tej faktury rejestrował w systemie,
- wprowadzał tych kartofli fikcyjnie na magazyn,
- zwoływał komisji, która uroczyście sporządzi protokół, że żadne kartofle do nas nigdy nie dotarły, bo nigdy ich nie potrzebowaliśmy
- nie będę żądał ani korekty
- ani kartofli
Po prostu takiej faktury nie przyjme.

[Przemek]

Porozmawiaj na ten temat z prawnikiem, powie Ci, że tą metodą zrobisz sobie zobowiązanie jeżeli kontrahent udowodni, że dokument doręczył, a Ty nic z tym nie zrobiłeś formalnie.