Problem z procesem wysyłającym email

[dawidas]

Witam serdecznie forumowiczów

Dopiero zaczynam "uczyć" się procesów w xl-u. Zrobiłem sobie taki proces, który po zatwierdzeniu dokumentu handlowego powinien wysłać email. I tu mam mały problem ponieważ gdy proces się uruchomi nie wysyła emaila tylko krzyczy:
"Nieokreślony adresat wiadomości. Adresat jest wymagany, należy poprawić definicję akcji"
Trochę tego nie rozumiem ponieważ w karcie kontrahenta pole e-mail jest wypełnione i chyba powinien pobrać go automatycznie? Czy jednak muszę dopisać kawałek, który będzie pobierał ten adres gdzieś w definicji akcji ?

pozdrawiam
Dawid

[Yuber]

Trochę to nie tak
Najpierw w konfiguracji musisz ustawić SMTP, bo XL musi jakoś wysłać Ci tego maila.
Konfiguracja -> Ogólne -> Parametry 2

Potem w akcji wysyłania maila w parametrach musisz określić do kogo wysyłasz temat i treść maila. Można tutaj podebrać adres mailowy zapytaniem SQL z bazy danych. Dużo pisania jak to się robi więc najlepiej jak poczytasz w dokumentacji Administrator rozdział poświęcony Procesowaniu. Tam jest przykład który Cię zainteresuje.

I najważniejsze -> do automatycznego wysyłania maili potrzebny jest coś co nazywa się XL Work. To coś co chodzi w kółko i odpala różne rzeczy w procesach. Można go zamontować jako usługę albo odpalać jako aplikację.
Mała skromna uwaga ode mnie:
Jeśli masz dużo czasu i zdrowia psychicznego to ten automat odbierze ci zarówno czas jak i zdrowie. Ja po pół roku walki rezygnuję z niego na rzecz innych dostępnych "automatów" które może nie są niezawodne ale przynajmniej nie wypindalają się co 45 minut. Powiem szczerze że więcej przyniósł szkody niż pożytku.

[dawidas]

dzięki wielki za rady. XL Work oczywiście uruchomiłem jak również skonfigurowałem SMTP. Teraz już wiem, że pozostaje jeszcze ustawić w parametrach pobranie adresu email.

co do zdrowia, masz świętą rację, XL potrafi zaskoczyć więc bacznie będę uważał aby pozostać przy zdrowych zmysłach

pozdro

[T00kie]

Jeśli masz dużo czasu i zdrowia psychicznego to ten automat odbierze ci zarówno czas jak i zdrowie. Ja po pół roku walki rezygnuję z niego na rzecz innych dostępnych "automatów" które może nie są niezawodne ale przynajmniej nie wypindalają się co 45 minut. Powiem szczerze że więcej przyniósł szkody niż pożytku.

No a u mnie akurat to jedno co chyba działa niezawodnie w tym XLu całym

[STAY_PJE]

Ja nie korzystam z modułu procesów XL-a bo nie mam przeświadczenia, aby działały one lepiej od standardowych narzędzi SQL, które na dodatek są w pakiecie. Do wysyłania maili wykorzystuję wbudowane procedury na serwerze SQL 2008 - działa u kilku klientów od kilku lat bez zarzutu. Narzędzia SQL mogą np. co tydzień wysyłać raport do użytkownika o zalegających dokumentach w jego dziale, powiadamiać administratora o nie wykonaniu się kopii bazy lub sprawdzać poprawność bazy i wysyłać administratorowi raport niezgodności mogących np. wpływać na działanie promocji. Polecam narzędzia SQL-a: Database Mail i Agent.

[Yuber]

[...]Polecam narzędzia SQL-a: Database Mail i Agent.

A i owszem trudno się z tym nie zgodzić. Właśnie dla takich rzeczy porzucam Procesowanie. Kłopot tylko w tym że Procesowaniem generuje się dokumenty, przekształca się je w inne dokumenty itp bo to niestety nie jest obsługiwane w SQL-u jako procedury. Jeśli chodzi o "poprowadzenie" operatora za rączkę to byłby to całkiem niezły mechanizm gdyby był tak bardzo dopracowany jak twierdzi producent. Po pół roku walki i wysyłania do asysty błędów i różnych propozycji zmian dowiedziałem się tylko dwóch rzeczy: "Nie planujemy zmian w tym obszarze" oraz "Przeprowadzone testy nie wykazały błędnego działania". Moduł Procesowania będzie musiał poczekać aż ktoś zrozumie w końcu jak powinien działać taki mechanizm. Jak na razie uważam, że to zbędnie wydane pieniądze.

[elmiq]

Ja zrobiłem coś pośredniego (jeszcze wprowadzam małe poprawki), mianowicie aplikacje do wysyłki maili z możliwością definiowania własnych zadań działających wg określonego terminarza. Całość działa w oparciu o rekordy zwracane z zapytania SQL w definiowanym zadaniu, wygląd maila jest edytowalny, jest obsługa tworzenia wydruków XL do pdf i ich wysyłki jako załączniki, po czym ewentualny update na bazie po poprawnym wykonaniu maila. Z ciekawości zapytam, czy ktoś robił coś podobnego (nie mówię o firmie partnerskiej, tylko bardziej o własnym projekcie) , czy tylko ja mam takie zajawki ? I ewentualnie co by było do tego jeszcze potrzebne, a o czym zapomniałem ?
Dla porównania wygląda to mnie więcej tak:





Pytam, bo jak na razie testuje sobie wszystko i działa, ale ewentualne wskazówki byłyby pomocne

[wacek]

Ja u siebie w firmie mam dwa mechanizmy dotyczące maili.
Jeden jest do odbierania maili, zapisywania odebranych plików PDF w określonym miejscu, zapisywaniu ścieżki do pliku w polu URL dokumentu, przechowywanie informacji w dodatkowych tabelach w bazie danych. To jest na potrzeby E - Faktur od dostawcy.
Drugi służy do wysyłania maili z załączoną E – Fakturą w PDF, generowania pliku PDF na podstawie plików RPT, zapisywaniu ścieżki do pliku w polu URL dokumentu, przechowywanie informacji w dodatkowej tabeli w bazie danych. To jest na potrzeby E – Faktur dla odbiorców.
Obydwa mechanizmy nie są własnym projektem (nie licząc założeń), lecz zostały wdrożone przez zaprzyjaźnioną firmę.

Mam jeszcze trzeci dotyczący wysyłania maila z informacją o złożeniu zamówienia w PK. Mail jest wysyłany do operatora (opiekuna) danej firmy. Całość jest oparta o SQL Mail, dodatkową tabelę, trigger i joba.
Ten jest własnym projektem.

[Yuber]

Pytam, bo jak na razie testuje sobie wszystko i działa, ale ewentualne wskazówki byłyby pomocne

Generalnie wszystko wygląda "cacy". Zasugerować mogę tylko jedno co w moim przypadku się przydawało. Mechanizm wysyłający maila zaraz po tym jak coś się wydarzy czyli nie odpalany według zadanego terminarza a w chwili jakiejś akcji (np zamknięcie dokumentu, potwierdzenie zamówienia). Oczywiście można to uzyskać skracając czas w terminarzu ale wtedy wykonają się wszystkie zadania a nie to jedno o które nam chodzi.
Przynajmniej u mnie było to tak że po każdym potwierdzeniu zamówienia ZW przez centralę zainteresowany dostawał maila. Było to odpalane procesami gdzie i tak XLwork działa na zasadzie terminarza tylko że z krótkim obiegiem. Z tego rozwiązania zrezygnowałem (przyczyna poniżej).

Mała uwaga co do wysyłania maili w ogóle.Może się z tym nie spotkaliście ale:
niestety firma w której pracuje nie jest mała a bardzo szeroko przyjęła się tendencja, że to co na mailu jest święte i niepodważalne wobec czego WSZYSTKO jest przesyłane mailem. Zdjęcia, skany, PDF-y potwierdzenia, potwierdzenia potwierdzeń i potwierdzenia potwierdzeń potwierdzeń. Efekt tego jest taki, że czasem serwer i łącza przestają wyrabiać (przeważnie piątki po południu i poniedziałki do południa) Baza haków z klienta pocztowego zwykłego użytkownika opiewa nierzadko na ponad 13 GB a przemiał maili jest godny multikorporacji międzynarodowej. Jak do tego dorzuci się jeszcze automat plujący mailami to mamy gotowy przepis na ból głowy.

[elmiq]

Pytam, bo jak na razie testuje sobie wszystko i działa, ale ewentualne wskazówki byłyby pomocne

Generalnie wszystko wygląda "cacy". Zasugerować mogę tylko jedno co w moim przypadku się przydawało. Mechanizm wysyłający maila zaraz po tym jak coś się wydarzy czyli nie odpalany według zadanego terminarza a w chwili jakiejś akcji (np zamknięcie dokumentu, potwierdzenie zamówienia). Oczywiście można to uzyskać skracając czas w terminarzu ale wtedy wykonają się wszystkie zadania a nie to jedno o które nam chodzi.
Przynajmniej u mnie było to tak że po każdym potwierdzeniu zamówienia ZW przez centralę zainteresowany dostawał maila. Było to odpalane procesami gdzie i tak XLwork działa na zasadzie terminarza tylko że z krótkim obiegiem. Z tego rozwiązania zrezygnowałem (przyczyna poniżej).

Generalnie nie chciałem w żaden sposób obciążać tabeli przy dodawaniu danych, a sam mechanizm ma z założenia być czymś oddzielnym. Zapytanie które widzisz na screenie jest w pełni edytowalne - użytkownik może tam wpisać co mu się podoba - ważne żeby kolumny miały nagłówki (które są następnie traktowane jako parametry), oraz przede wszystkim, aby istniała kolumna ID (jedno ID = 1 email, stąd np. 10 rekordów z kwotami i numerami dokumentów w obrębie jednego knt_numer jako ID to jeden email dla kontrahenta z 10-cioma numerami faktur). Potem jest coś takiego jak aktualizacja pola, która, np. aktualizuje atrybut wysyłka na wartość 'TAK', który to jest wcześniej dodawany jako automat dla dokumentów FS. W ten sposób poprzez wykonywanie zapytania np. co 5 minut dla potwierdzonych FS o atrybucie wysyłka z wartością 'NIE', wysyła się wiadomość na określony adres email - grunt żeby zapytanie zawierało kolumnę email wraz z adresem zwracanym np. z karty kontrahenta. Wtedy można terminarz traktować jak wywołanie z XL work automat, a w przypadku sprawdzania np. przeterminowanych płatności co 1 dzień - jako terminarz

Mała uwaga co do wysyłania maili w ogóle.Może się z tym nie spotkaliście ale:
niestety firma w której pracuje nie jest mała a bardzo szeroko przyjęła się tendencja, że to co na mailu jest święte i niepodważalne wobec czego WSZYSTKO jest przesyłane mailem. Zdjęcia, skany, PDF-y potwierdzenia, potwierdzenia potwierdzeń i potwierdzenia potwierdzeń potwierdzeń. Efekt tego jest taki, że czasem serwer i łącza przestają wyrabiać (przeważnie piątki po południu i poniedziałki do południa) Baza haków z klienta pocztowego zwykłego użytkownika opiewa nierzadko na ponad 13 GB a przemiał maili jest godny multikorporacji międzynarodowej. Jak do tego dorzuci się jeszcze automat plujący mailami to mamy gotowy przepis na ból głowy.

To cenna uwaga, aczkolwiek tutaj sporo zależy od sposobu działania firmy i ilości zadań jakie miałyby załączniki. Swoją drogą, to jak pracowałem u partnera mieliśmy klienta u którego dosłownie wszystko było przepychane mailem - każdy skan, pismo, wykres, zestawienie i to do osoby zainteresowanej i wiadomości przynajmniej 5 osób. Efektem były problemy z wielkością plików pst w Outlook 2003 i wyżej (zmiany w rejestrze i te sprawy), oraz kłopoty z samym serwerem poczty. Pamiętam, że kolega napisał im wtedy coś w rodzaju poczty wewnętrznej, gdzie na zasadzie logowania i wysyłki pdf do danych użytkowników, pliki były odpowiednio udostępniane użytkownikom do których były wysyłane i zarazem przechowywane w osobnej bazie SQL. Pst dalej robiły się większe, aczkolwiek w trochę wolniejszym tempie Wadom tego rozwiązania, był zakres jego działania - sieć lokalna.